Hva er målet med et personalmøte?

Personalmøter kan brukes til en rekke administrative formål, fra å utveksle informasjon til å legge ut kunngjøringer for hele selskapet og gjennomføre teambuilding-øvelser. For å være effektive, bør personalmøter ha en detaljert agenda, en tidsbegrensning og en utpekt moderator. For best resultat, hold regelmessige planlagte møter for å sikre personalets ansvarlighet og deltakelse.

Tips

Målet med et personalmøte er å gi oppdateringer, levere kunngjøringer, be om tilbakemelding, dele informasjon og delta i et teammiljø. For å være effektive, bør personalmøter ha en detaljert agenda, en tidsbegrensning og en utpekt moderator.

Hva er et personalmøte?

Generelt sett er personalmøter muligheter for alle i en bedrift, eller for medlemmer av en bestemt avdeling å samle og snakke personlig om ulike aspekter av virksomhetsledelse som ikke lett kan diskuteres via e-post. Det er en mulighet til å møte ansikt til ansikt, innhente, brainstorme og ha gruppediskusjoner. Andre mål for ting som kan bli dekket på et personalmøte inkluderer:

  • Fremdriftsrapporter

  • Avdeling oppdateringer

  • Kunngjøringer om nyansettelser eller kampanjer

  • Programstatusrapporter

  • Oppdateringer av prosjektledelse

  • Inntjeningsmeldinger

  • Nye retningslinjer eller prosedyrer

  • Nye kunder eller kontrakter

  • Utmerkelser eller anerkjennelser

  • Kommende arrangementer

Personalmøter kan også brukes til idédugnad eller til teambuilding-aktiviteter. Ikke alle møter trenger å ha samme format. Du kan ha et "alle ansatte" -møte for hele selskapet, en rask "innsjekking" mellom veiledere og direkte rapporter, eller "krøller" for korte, strategiske debatter for spørsmål i hurtig utvikling.

Fordeler med et personalmøte

Å komme sammen med kolleger og ledere gir en mulighet til å møte utenfor rammen av et kontor eller avlukke. Å bygge mellommenneskelige relasjoner kan bidra til å fremme teamarbeid og samarbeid, og kan også redusere potensialet for feilkommunikasjon og misforståelse. Selv om notater og e-postmeldinger er effektive måter å kommunisere mange ting raskt, kan det å holde regelmessige samlinger og diskusjonsgrupper bidra til å sikre at alle er kjent og at de er oppdatert om kritiske forretningsforhold.

Tips

Hvor ofte du planlegger personalmøter, avhenger av formålet ditt, men å ha et vanlig møte på bøkene er nyttig for planleggingsformål. Små grupper kan være i stand til å møtes ukentlig og oppnå mye; store grupper kan tjene bedre ved å møte hvert kvartal.

Viktige elementer i et effektivt personalmøte

Personalmøter kan lett bli lange, litt kjedelige hendelser hvis de ikke blir ordnet riktig. Hvert møte skal ha følgende: en tidslinje; en agenda med diskusjonstemaer; en moderator og en åpen periode for deltakerne å diskutere spørsmål på gulvet. En annen måte å sikre at personalmøtene er effektive, korte og søte, er å gjennomføre stand-up-møter. Andre tiltak som skal gjennomføres inkluderer:

  • Oppmuntre til deltakelse fra alle

  • Sikre ansvarlighet

  • Ikke tillate forstyrrelser eller overprat

  • Enig i å være uenig

  • Fremsetter komplekse spørsmål hvis møtet varer lenge

  • Be om skriftlig oppfølging og møteprotokoll for å spare tid og sikre at alle deltakerne er på samme side.

Tips

Komplekse ting som oppstår under personalmøter blir ofte bedre håndtert ved å stille spørsmål for fremtidig diskusjon i små grupper, i stedet for å ta alles tid til spesifikk, begrenset deltakerdebatt.

Regelmessig planlagte personalmøter kan skape en følelse av inkludering blant ansatte, gi tilgang til ledere på øverste nivå og få alle til å føle at de er en del av et sammenhengende team. Hvis du føler at møtene dine mangler fokus eller mangler et bestemt mål, kan du få innspill fra personalet ditt om endringer de ønsker å se innarbeidet. Det er en annen måte å utvikle buy-in for denne verdifulle aktiviteten.