Betydningen av gode skriveferdigheter på arbeidsplassen

Mens mange stillingsannonser ofte nevner muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner, forsømmer ansatte og arbeidsgivere noen ganger viktigheten av god skriving på arbeidsplassen. Når en arbeider skriver godt, viser hun høflighet, oppmerksomhet på detaljer og intelligens. I tillegg kommer ansatte som har gode skriftlige kommunikasjonsferdigheter til gode for selskapet sitt ved å sikre kvalitetskommunikasjon med kunder, potensielle kunder og andre interesser utenfor

Gjør et godt førsteinntrykk

Det er en gammel klisje om aldri å få en ny sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk. Dette gjelder selv når førsteinntrykket er via det skrevne ordet. Når en e-post, et brev, en tekstmelding eller et innlegg på sosiale medier er godt skrevet, godt organisert og grammatisk korrekt, vil leseren danne seg en god mening om forfatteren.

På den annen side gjør feilstavinger, dårlig organiserte tanker og grammatiske feil at skribenten virker uintelligent og uprofesjonell. På søknads- eller intervjufasen kan dette koste en arbeidstaker et jobbtilbud eller resultere i et lønnstilbud som er lavere enn hva det ellers kunne vært. I forretningssammenheng kan dårlig skriving i ekstern kommunikasjon reflektere dårlig over selskapet. Medarbeidere kan også legge merke til dårlige skrivevaner, noe som kan påvirke hvordan de oppfatter forfatterens kompetanse.

God skriving viser høflighet

God forretningsskriving viser at forfatteren verdsetter leserens tid. Når en forfatter er i stand til å organisere sine tanker og bekymringer og presentere dem på en måte som er lett å lese og forstå, har leseren fordeler.

På den annen side tvinger dårlig skriving leseren til å bruke tid og energi på å forstå hva som kommuniseres. I mange tilfeller kan det hende at leseren må stille forfatteren avklarende spørsmål. Å skrive viser tydelig at forfatteren respekterer leserens tid og ikke vil kaste bort den.

Viktigheten av klar kommunikasjon

Gode ​​forretningsbeslutninger avhenger av tydelig kommunikasjon. Dette gjelder enten kommunikasjonen er intern eller ekstern. Det er langt lettere å koordinere interne prosjekter og dele ideer når alle kolleger forstår ideene som blir lagt fram, samt prosesser for å fullføre prosjektet. Når ansatte forstår hva de kan forvente av hverandre, forbedres moral ofte.

Tilsvarende vil arbeidstakere ha langt bedre forhold til mennesker utenfor selskapet når kommunikasjonen deres er lett å forstå. Å koordinere møter, sette mål og forhandle avtaler blir langt enklere når begge parter er i stand til å skrive tydelig.

Måter å forbedre forretningsskriving

Enkeltpersoner som er opptatt av forretningsskriving har flere muligheter for å forbedre ferdighetene sine. Her er noen å vurdere:

Ta ekstra tid: I mange tilfeller kan en person forbedre skrivingen ved å ta ekstra tid til å komponere meldinger og deretter korrekturlese dem. Arbeidere bør ikke behandle forretningskommunikasjon som gjøremål som skal fullføres så raskt som mulig, men som prosjekter i seg selv. Når det er mulig, er det tilrådelig å skrive viktige brev og e-post minst et par timer før de skal sendes ut, slik at forfatteren kan ta en pause fra stykket og deretter gjennomgå det med friske øyne.

Bruk en grammatikkontroller: Ordbehandlingsprogramvare inkluderer vanligvis en grammatikkontroller, men det er frittstående programmer som ofte kan gi mer robust korrekturlesing og tilbakemelding for enda større klarhet.

Be om tilbakemelding: Etter å ha skrevet et spesielt viktig brev eller e-post, kan det være en god ide for en ansatt å be lederen eller en kollega om å se over stykket og gi tilbakemelding.

Få veiledning eller ta en klasse: Det er mange muligheter for å forbedre sine skriveferdigheter gjennom utdanningsprogrammer. Fellesskapskollegier og voksenopplæringsprogrammer tilbyr kurs i forretningsskriving, og mange av disse kursene kan tas online.